サイトに載っている情報を、決まった時刻に集めてくる
困っていたこと公開サイトに載っている情報を、1件ずつ開いてはコピーして表に貼っていました。100件で1時間以上かかり、貼り間違いも起きます。
作った仕組みサイトから情報を自動で集めて、色付きの見出しと絞り込み機能を付けた表(Excel)に整えて出すようにしました。
どうなったか書籍100件の収集が約10秒で終わります。人がコピーしないので、貼り間違いは起きません。
出力例：集めた情報を整えた表
毎日の手作業を、自動に。
転記・集計・通知といった毎日の決まった作業を、実行ボタン1つで終わる仕組みに置き換えます。下の7つは実際に動くツールの出力で、処理時間はすべて手元で計測した実測値です。
実際に作った仕組み
いずれも「手作業なら数十分〜数時間」の作業を、実行ボタン1つに置き換えたものです。
申込フォームが届いたら、表に転記して集計し、担当へ通知するまでを自動で
困っていたことフォームの回答を毎朝人が確認し、表に貼り替えて、担当者へ連絡していました。毎朝30分かかります。
作った仕組み回答が届いた瞬間に、表への転記、集計表の更新、担当者への内容入りメールまでが自動で流れるようにしました。表計算に元からある仕組みで動くので、サーバー代はかかりません。
どうなったか毎朝の30分が0分になりました。届いたそばから処理されるので、見落としも起きません。
導入前後の比較
請求書のPDFを、表に打ち直さずそのまま取り込む
困っていたこと取引先から届く請求書のPDFを、1枚ずつ開いて番号・日付・金額を表に打ち直していました。打ち間違いにも気づきにくい作業です。
作った仕組み溜まったPDFをまとめて読み取り、1枚1行の表(Excel)に並べるようにしました。読み取れなかった箇所には赤い印を付け、金額は自動で検算します。
どうなったか10枚の取り込みが0.12秒で終わります。読めなかった箇所が赤で残るので、間違いをそのまま流しません。
PDF(左)を1枚1行の表(右)へ
表記のゆれた顧客名簿を、同じ会社どうしにまとめる
困っていたこと出どころの違う名簿を合わせると、同じ会社が「(株)」「株式会社」など違う書き方で何行も重複していました。
作った仕組み書き方のゆれを揃えて、同じ会社どうしを1つにまとめるようにしました。
どうなったか3つの名簿・59行が、0.1秒で実体どおりの29社に整理されました(重複30件を除去)。
表記のゆれ・重複を整理(前後比較)
別のサービスの更新を見張って、変わったところだけ受け取る
困っていたこと取引先のシステムにある商品情報が変わっていないか、人が一覧を見比べて確かめていました。
作った仕組み商品情報を自動で取り寄せて前回の控えと突き合わせ、変わった行だけを色分けして出すようにしました(緑=新規／黄=価格／青=在庫／赤=廃番)。
どうなったか33件の突き合わせが0.01秒で終わり、変わった16行だけを見ればよくなりました。
変わった行だけを色分けで抽出
売上の記録を、そのまま経営の画面に
困っていたこと売上の記録(CSV)はあるのに、グラフにするのは毎回手作業でした。
作った仕組み記録を読み込むだけで、分類別・月別・店舗別のグラフが自動でできる画面を作りました。期間を切り替えると、すべてのグラフが連動します。
どうなったか毎朝、同じ画面を開くだけで数字が見える状態になります。実際に触って動かせるデモを公開しています。
画面デモを触ってみる
記録から自動生成／分類別・月別・店舗別
アンケートの自由記述を、自動で仕分けて集計する
困っていたことアンケートの自由記述を、人が1件ずつ読んで分類していました。件数が増えるほど集計が遅れます。
作った仕組み記述を内容ごとに自動で仕分け、良い評価か悪い評価かの傾向も判定するようにしました。機械が迷ったものはAIが補い、最後は全件人の目で確かめます。
どうなったか80件の仕分けが0.031秒で終わり、8割は自動で片付きます。人は残りの2割の確認に集中できます。
分類ごとの自動仕分け結果
速さだけでなく、正確さのために
AIで速く、人で確かめる
処理はAIと機械で速くし、お渡しする物は全件人の目で確かめます。
間違いに気づける作り
読み取れなかった箇所は赤い印、金額は自動で検算。間違いをそのまま流さない仕組みを入れます。
数字はすべて実測
掲載の処理時間・件数は誇張なく、手元で計測した実測値のみです。